Als ondernemer ontkom je er niet aan doorlopend overeenkomsten te sluiten. Denk bijvoorbeeld aan een arbeidsovereenkomst voor je personeel of een huurovereenkomst voor je pand. Maar ook het bestellen van producten bij een groothandel of zelfs het verkopen van een kopje koffie aan een klant zijn vormen van overeenkomsten.
Wanneer is zo’n contract nou rechtsgeldig en wanneer niet? En moet een contract altijd schriftelijk worden gesloten of is een mondelinge afspraak ook bindend? In dit artikel gaan we in op deze vragen en geven we een kader waarmee kan worden voorkomen dat je onbedoeld verplichtingen aangaat. Of juist het tegenovergestelde, dat je in de veronderstelling bent een deal te hebben gesloten terwijl hier geen sprake van blijkt te zijn.
Wanneer ontstaat een overeenkomst?
De wet schrijft voor dat een overeenkomst begint met een ‘aanbod’. Zo’n aanbod moet de voorwaarden bevatten waaronder iemand bereid is om een overeenkomst met je aan te gaan. Je kunt dit aanbod zien als een voorstel tot het sluiten van een overeenkomst. Een voorbeeld hiervan is een medewerker van een groothandel die aan een horecaondernemer het volgende laat weten: “In de week van 3 oktober kan ik je vier fusten herfstbok leveren voor € 71,20 per fust. Zal ik een bestelling noteren?”. De horecaondernemer kan dit aanbod accepteren door simpelweg te antwoorden: “Dat is goed”. In dat geval komt er door ‘aanvaarding’ een mondelinge overeenkomst tot stand en zijn beide partijen daaraan gebonden. De situatie is anders wanneer de medewerker laat weten: “In de week van 3 oktober hebben we herfstbok in de aanbieding. Heb je wellicht interesse?”. Deze mededeling is niet concreet genoeg en moet worden gezien als een ‘uitnodiging om te onderhandelen’. Wanneer de horecaondernemer dan antwoordt: “Kan ik een bestelling plaatsen voor drie fusten?” moet dat worden gezien als een aanbod. Ook wanneer een aanvaarding afwijkt van het aanbod, een tegenbod dus, komt geen overeenkomst tot stand. Dan is de afwijkende aanvaarding een nieuw aanbod. Een voorbeeld is wanneer de medewerker zegt: “We kunnen je vier fusten leveren voor € 71,20 per fust”, waarop de horecaondernemer antwoordt: “Prima, doe maar 1 fust voor € 71,20”. Omdat de aanvaarding afwijkt van het aanbod, is hier sprake van een tegenbod en dus niet van een overeenkomst.
In de praktijk gaat dit niet altijd goed. Soms accepteert een partij een aanbod terwijl die zich niet precies realiseert wat er wordt aanvaard. Ook kan het voorkomen dat een aanbod niet tijdig wordt aanvaard, het aanbod wordt ingetrokken of dat de aanvaarding gebrekkig is. Ontstaat hierover een geschil, dan zal een rechter aan de hand van de omstandigheden van het geval moeten beoordelen of al dan niet een overeenkomst tot stand is gekomen.
Mondeling vs. schriftelijk
Overeenkomsten zijn in beginsel vormvrij. Dit betekent dat overeenkomsten zowel mondeling als schriftelijk kunnen worden gesloten. Zoals gezegd is het verkopen van een kopje koffie aan een klant een voorbeeld van een mondelinge overeenkomst. Ook via een e-mail en whatsapp bericht of met een digitale handtekening kan een overeenkomst tot stand komen. Maar het gaat nog verder dan dat; zelfs een hand opsteken of een simpel jaknikken kan een aanvaarding zijn.
Een mondelinge overeenkomst is over het algemeen sneller gemaakt dan een schriftelijk contract. In veel gevallen is het toch aan te bevelen om een overeenkomst schriftelijk te sluiten. Bij een schriftelijke overeenkomst wordt de afspraak tussen partijen immers zwart op wit vastgelegd. Daarmee is het makkelijker om de gemaakte afspraak aan te tonen en dit kan veel discussie voorkomen. Bovendien is het zo dat voor een aantal overeenkomsten wettelijk bepaald is dat deze alleen geldig zijn als ze schriftelijk zijn overeengekomen. Een arbeidsovereenkomst kan bijvoorbeeld mondeling worden aangegaan, maar een concurrentiebeding in een arbeidsovereenkomst moet schriftelijk worden vastgelegd. Is het niet schriftelijk vastgelegd, dan is de werknemer daar niet aan gebonden.
De praktijk
Ondank deze ogenschijnlijk eenvoudige uitgangspunten, wordt er nog met regelmaat geprocedeerd over de vraag of en onder welke voorwaarden een overeenkomst tot stand is gekomen.
In 2020 deed zich een procedure voor bij de Rechtbank Midden Nederland tussen een horecaondernemer en een medewerker. De medewerker was van mening dat hij in dienst was getreden bij de lunchroom van een horecaondernemer als chef-kok, manager en bedrijfsleider. Deze medewerker vond dat hij dan ook op die basis moest worden beloond. Tussen de horecaondernemer en de medewerker is echter geen schriftelijke arbeidsovereenkomst gesloten. De horecaondernemer erkende wel dat de medewerker enkele weken voor hem had gewerkt, maar dan in de rol van bedieningsmedewerker. Partijen verschilden dus niet alleen van mening over de functie van de medewerker, maar ook over periode waarin de medewerker werkzaamheden had verricht.
De kantonrechter vond dat de medewerker bewijs moest leveren van zijn stelling dat hij gedurende een bepaalde periode voor de horecaondernemer had gewerkt. In dat kader had de medewerker onder andere tekeningen van een keukenopstelling, handgeschreven aantekeningen en foto’s van diverse gerechten in het geding gebracht. De medewerker vond dat daaruit duidelijk bleek dat hij al langer werkzaamheden voor de horecaonderneming had verricht. De rechter deelde die mening niet en vond het door de medewerker aangeleverde bewijs onvoldoende. Volgens de rechter was er geen sprake van een arbeidsovereenkomst over de hele periode waarover de medewerker een vergoeding claimde, maar slechts met betrekking tot enkele weken.
Vervolgens moest de kantonrechter een oordeel vellen over de vraag in welke rol de medewerker in de bewuste weken voor de horecaonderneming had gewerkt. Daarbij werd voorop gesteld dat de onduidelijkheid die is ontstaan doordat er geen schriftelijke arbeidsovereenkomst was getekend voor risico van de horecaondernemer moest komen, nu hij op grond van de cao wel verplicht was tot het sluiten van een schriftelijke arbeidsovereenkomst. De horecaondernemer kon echter met succes aantonen dat de keuken in de bewuste periode niet operationeel is geweest omdat deze nog niet af was en er ook nog geen menukaart was. Op grond hiervan oordeelde de rechter dat de medewerker onvoldoende aannemelijk had kunnen maken dat hij werkzaamheden had verricht die bij de functie van chef-kok horen. Wel had de medewerker bepaalde taken verricht die verder gingen dan alleen bedieningsmedewerker. Uiteindelijk heeft de kantonrechter aan de medewerker een vergoeding toegekend die hoort bij de functie van bedrijfsmanager.
Zowel de horecaondernemer als de medewerker zijn uiteindelijk financieel de dupe geworden van het feit dat ze niet bij aanvang van de samenwerking hun afspraken goed hebben vastgelegd.
Aanbevelingen
Het is belangrijk om te begrijpen waar de grens ligt tussen ‘aanbod’, ‘aanvaarding’ en een ‘uitnodiging om te onderhandelen’. Daarmee kun je voorkomen dat je ongewild klem wordt gezet en biedt het je de mogelijkheid onderhandelingen waar nodig te beïnvloeden en sturen.
Het is aan te bevelen om waar mogelijk een overeenkomst helder schriftelijk vast te leggen. Zeker in gevallen waar er veel geregeld moet worden, zoals een arbeidsovereenkomst. Wanneer een van beide partijen de afspraken niet nakomt, zal er bewijs moeten worden geleverd dat en onder welke voorwaarden er een overeenkomst tot stand is gekomen. En het bewijzen van een mondelinge overeenkomst is vaak lastig, zeker wanneer de andere partij ontkent een overeenkomst te zijn aangegaan.
LOFF Advocaten is specialist in de horecabranche en staat horecapartijen, zoals horecaondernemers, leveranciers en (ver)huurders, veelvuldig bij. Voor meer info: www.loffadvocaten.nl
Blijf je graag op de hoogte?
Eén keer per week het actuele en relevante cafénieuws in je mailbox? Schrijf je hier in voor onze digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
