Een solide en vooruitstrevend voorraadbeheer zorgt voor rust in de organisatie en bespaart tijd en geld. Nu de marges onder druk komen te staan vanwege de torenhoge inflatie is het verstandig om als horecaondernemer kritischer naar het voorraadbeheer te kijken.
Om de keuken als een geoliede machine te laten opereren en foodcost laag te houden, is het van groot belang dat voorraadbeheer consequent wordt uitgevoerd en dat er geen ‘shortcuts’ worden genomen door de eindverantwoordelijke. Hamer als eigenaar op het belang van een gedegen en structureel onderhouden voorraadbeheer. Leg uit wat het kost als voorraadbeheer niet goed wordt uitgevoerd, hoe groot de waste wordt en wat dat voor gevolgen het heeft voor het bedrijf. Bewustzijn creëren is erg belangrijk. Als voorraadbeheer niet consequent wordt uitgevoerd, verliest het zijn waarde. Structuren zijn essentieel.
Dat begint bij het ordelijk en voor iedere medewerker inzichtelijk maken van de opslagruimte en koelingen. Horecaondernemers beginnen daar vaak vol goede moed mee, maar vervallen in nalatigheid vanwege drukte en het personeelstekort. Zorg dat de tijd die je er in investeert ook blijvend is, anders is de initiële investering vrij snel verdwenen.
Tellen
Hoewel er tientallen software-aanbieders zijn die voorraadbeheer aanbieden en hun meerwaarde meer dan bewezen hebben, blijft stocktellen mensenwerk. Een team van koks dat tien uur gewerkt heeft, voelt weinig motivatie om aan het eind van een lange dag de volledige voorraad te tellen. Kies ervoor om producten die snel bederven en producten die in de ‘hardlopers’ zitten iedere dag te tellen. Langer houdbare producten zoals rouxkorrels, pijnboompitten en suiker hoeven niet iedere dag geïnventariseerd te worden. Een keer per week de langer houdbare producten tellen is meer dan voldoende.
Om een strak voorraadbeheer goed te onderhouden is het van groot belang dat receptenkennis bij iedere kok op niveau is. De ene kok legt 80 gram carpaccio om een broodje terwijl de ander kok er 100 gram oplegt. Dat zorgt voor een disbalans in het voorraadbeheer. Dit geldt uiteraard ook voor de ‘voorkant’ van horecazaken. Als de ene ober zes glazen wijn uit een fles schenkt en de andere ober er niet meer dan vijf glazen uithaalt, wordt het halen van de ‘foodcosttarget’ een lastig verhaal.
Recepten en menukaarten wisselen vaak in de horeca. Nieuwe menu’s worden ontwikkeld, schitterend vormgegeven en geprint. Maar wat vaak niet gebeurd is oude recepten uit de bestellijsten verwijderen en ingekochte ingrediënten voor die oude recepten opmaken. Dure flessen balsamico blijven onnodig in de voorraadkasten en bestellijsten staan. Zorg ervoor dat bij iedere wisseling van menukaarten ook kritisch gekeken wordt naar de bestellijsten en de voorraden.
Hardlopers en slapers
Iedere horecazaak heeft hardlopers, maar ook slapers. Vaak zijn de hardlopers producten met een lage marge en een hoge omloopsnelheid en zijn de slapers producten met een hoge marge en een lage omloopsnelheid. Maak inzichtelijk hoeveel hardlopers er tijdens specifieke dagen worden verkocht en tegenover hoeveel slapers. Het maakt inkopen makkelijker. Van de hardlopers mag er best meer in voorraad zijn. De kans dat producten bederven is klein vanwege de hoge omloopsnelheid. Let hier dus wel op bij het inkopen van producten voor de slapers.
Alle bovenstaande problemen kunnen worden opgelost door verschillende aanbieders van beheersoftware. Wie nog met excel-sheets werkt, loopt hopeloos achter. Digitale hulpmiddelen maken voorraadbeheer inzichtelijk, eenvoudig en dus kostenbesparend. Door voorraadbeheer inzichtelijk te maken, kan je als horecaondernemer ook direct zien waar op welk moment vraag naar is. Wordt er in oktober meer bockbier verkocht? Dan weet je als horecaondernemer dat er volgend jaar in oktober meer bockbier ingekocht kan worden.
Valkuilen
De digitale hulpmiddelen bij voorraadbeheer kunnen tot in detail laten zien wat er de keuken binnenkomt en welke route de producten afleggen van bestelling tot eindproduct op het bord. Met de berg aan data is het zaak om hier niet in te verdwalen. Bepaal van te voren wat je wilt meten en weten en hoe je die data in kan zetten om de processen soepeler te kunnen laten verlopen en uiteindelijk de kosten kan drukken.
Afhankelijk van de grootte van het horecabedrijf en de functie is het aan te raden om digitale hulpmiddelen voor de keuken aan te schaffen. Een bruin café met vier tappunten en bittergarnituur redt zich (nog) prima met pen en papier, maar een brasserie die van 10.00 tot 23.00 open is heeft een andere voorraadstructuur nodig. Daar is de diversiteit en omloopsnelheid van de producten ontzettend hoog.
Op de juiste manier medewerkers verzekeren van het belang van het consequent bijhouden van de voorraden is een voorwaarde die ervoor moet zorgen dat alle processen soepel verlopen. Want ondanks dat de digitale hulpmiddelen veel rekenwerk voor koks en bedienend personeel bijhouden, moeten de cijfers wel door deze mensen worden gecheckt en ingevoerd. De digitalisering geeft inzichten, de mensen maken het kostenbesparend door met die data de juiste keuzes te maken.
Blijf je graag op de hoogte?
Eén keer per week het actuele en relevante cafénieuws in je mailbox? Schrijf je hier in voor onze digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
