Een goede kassa neemt een ondernemer werk uit handen. De boekhouding, het voorraadbeheer, belastingcontroles: alles wordt makkelijker met een geavanceerd systeem. Het kan zelfs fraude voorkomen en onregelmatigheden aan het licht brengen. Goed om op te letten bij de keuze van een nieuwe kassa.
Horecaondernemers stellen hun eigen eisen aan een kassa. Een doorsnee retailkassa voldoet niet, omdat in een horecazaak doorgaans meer en steeds wisselende personeelsleden met de kassa moeten werken en omdat het al bijna onmogelijk is te werken zonder touchscreen met tafelplattegrond. Kenmerkend voor de horeca is ook dat de rekening zich geleidelijk opbouwt; de gast betaalt immers pas aan het eind van zijn bezoek, terwijl hij dan al het nodige heeft geconsumeerd.
Ondanks al deze mogelijkheden, moet de bediening van grote eenvoud zijn, zodat het personeel er ook tijdens piekdrukte snel en intuïtief mee kan werken. Ook mag het systeem niet teveel ruimte innemen: hoe minder de kassa opvalt, des te groter het gastcomfort.
Computer met software
Een goede horecakassa is in feite een computer met randapparatuur en branchespecifieke kassasoftware. Handhelds voor het opnemen van de bestelling horen daar natuurlijk bij. Een term die je beslist tegenkomt bij het kiezen van een nieuwe kassa is point-of-sale, oftwel POS. Een POS-systeem kan alles wat een traditionele kassa ook kan, zoals een rekening maken en optellen, verschillende BTW-percentages toepassen en eventueel berekenen hoeveel geld een contant betalende klant terugkrijgt. Maar doordat het hart van het systeem een computer is, kan deze ook bijhouden wat de dagomzet is, hoeveel BTW er is afgerekend en welke producten de hardlopers waren voor vandaag of voor een bepaalde periode. Je kunt dus de verkoop op productniveau bijhouden. De rapportagemogelijkheden zijn eindeloos. Zo kun je ook eenvoudig nagaan wie het meest verkoopt, omdat ieder personeelslid zich persoonlijk aanmeldt.
De hardware bestaat uit een computer met touchscreen, een geldlade, een bonprinter en een handscanner. Een betaalautomaat is er praktisch altijd aan te koppelen. Je kunt een point-of-sale systeem ook als geheel kopen. Om ruimte te besparen is een all-in-one-systeem aan te raden.
Apart betalen
Horecakassa’s werken met een tafelplattegrond op een touchscreen, zodat een bestelling makkelijk aan een tafel en aan een serveerster of ober is te koppelen. Maar wat nu als bij grote drukte twee verschillende ‘groepen’ aan één tafel zitten? Dan wil je de bestellingen én de rekeningen gescheiden kunnen houden, iets wat ook erg handig is als een gezelschap vooraf aangeeft apart te willen betalen. Ook dat is in veel systemen mogelijk, maar het gemak waarmee dat is te regelen verschilt. Iets om op te letten bij de aanschaf.
Checklist kassa kiezen
1. Is de kassa eenvoudig te bedienen?
2. Is de kassa te koppelen aan een voorraadadministratie?
3. Geeft de kassa rapportages die voor de bedrijfsvoering van belang zijn?
4. Is het systeem te gebruiken voor de boekhouding en de belastingaangifte?
5. Zijn prijzen makkelijk aan te passen?
6. Wat zijn de eenmalige en vaste kosten?
7. Is de werking afhankelijk van wifi?
