Als servicegerichte horecaondernemer wil je het jouw gast zo makkelijk mogelijk maken om af te rekenen. Daar zijn verschillende mogelijkheden voor, met ieder zijn voor- en nadelen. We zetten alle betaalmogelijkheden voor de horeca op een rij.
Pinnen
Pinnen is verreweg het meest gebruikte betaalmiddel in de horeca. Inmiddels is een pinbetaling gemiddeld 65 procent goedkoper dan een contante betaling. Een contante betaling is de laatste jaren fors duurder geworden en was in 2020 gemiddeld 0,49 euro, meldt Betaalvereniging Nederland. Dat is 0,20 euro duurder dan in 2017, het jaar van het vorige onderzoek door onderzoeksbureau Panteia. Dan kost een gemiddelde pinbetaling nu 0,17 euro.
Je kan als ondernemer bij pinnen kiezen voor een vast bedrag per transactie of een percentage per transactie. Contactloos pinnen gaat twee keer zo snel dan betalen met pinpas en pincode. Inmiddels is contactloos pinnen de populairste manier van betalen, zeker sinds de coronapandemie. Het is gemakkelijk, snel én hygiënisch. Nu gaat contactloos betalen vooral met de pinpas, maar kaartloos betalen zoals met een smartphone of wearable is de toekomst. Bij 5 procent van de horecaondernemingen kun je alleen met pin betalen (pin-only), volgens een enquête van KHN in 2019. Het pinapparaat koppelen aan een slim kassasysteem bespaart tijd en voorkomt fouten.
Om pinnen te accepteren heb je het volgende nodig:
- Een betaalautomaat al dan niet met servicecontract. Inmiddels kun je soms een smartphone gebruiken als betaalautomaat, afhankelijk van het merk en type toestel. Daarvoor moet je nog steeds een contract afsluiten met een betaaldienstverlener.
- Een Maestro of V PAY overeenkomst. Dat zijn debetkaartdiensten van respectievelijk MasterCard en VISA. Maestro en V PAY worden vanaf dit jaar vervangen door de kaartmerken Debit Mastercard en Visa Debit. Alle nieuwe contracten zijn dus ook voor deze twee nieuwe kaartmerken. Op de langere termijn verdwijnen Maestro en V PAY. Zolang er nog kaarten van Maestro en V PAY in omloop zijn, blijven die twee ‘oude’ kaartmerken onderdeel van de contracten voor pinbetalingen tussen ondernemers en betaaldienstverleners.
- Een datacommunicatieverbinding.
Je kunt deze onderdelen los aanschaffen of huren. Er zijn bedrijven die fungeren als aanspreekpunt bij afname van een pinpakket. Deze bestaan uit minimaal een betaalautomaat en een contract voor de datacommunicatieverbinding, maar vaak ook de bankkosten, internetgebruik en bijvoorbeeld telefonie. Daarbij kan je als horecaondernemer voor een vast bedrag per maand je klanten tot een maximaal aantal keer, of onbeperkt, laten pinnen. De kosten van een pinautomaat hangen af van het type pinautomaat en of je wilt gaan huren of kopen. Naast de maandelijkse huurprijs of eenmalige aanschafprijs zijn ook de service en de transactieverwerking onderdelen van de kosten.
Je doet er verstandig aan om bij de aanschaf van een betaalautomaat te bedenken hoe jouw horecazaak er in de toekomst bij staat. “Kijk goed naar je omzet en de hoeveelheid transacties om in te schatten wat het beste bij je onderneming past,” zegt Berend Jan Beugel, voorlichter van de Betaalvereniging Nederland, op kvk.nl. “Sluit eerst een niet al te lang contract of een flexibel contract af. Dan kun je na een of twee jaar beoordelen of dit nog steeds het voordeligst is voor jouw situatie.” Op checkout.nl staan de zaken waarop je moet letten bij de aanschaf van een nieuwe betaalautomaat, zoals leveranciers, kosten en de verschillende mogelijkheden als vast en mobiel. Deze website was van Stichting Bevorderen Efficiënt Betalen. Deze stichting is in 2019 opgeheven, de website checkout.nl wordt nog beheerd door een commerciële partij maar gaat binnenkort ook offline. “Gelukkig zijn er niet heel veel aanbieders van betaalpakketten in de markt en krijg je zelf met Google en andere prijsvergelijkers al snel een goed overzicht van die markt”, laat Berend Jan Beugel weten aan dit blad. Met mobiele pinautomaten kun je bezoekers van het terras aan hun tafel laten afrekenen. Op deze website kan je deze zaken vergelijken. Een simpel draagbaar model zoals een mobile Point of Sale (mPos) kan bijvoorbeeld geschikt zijn als je weinig of onregelmatig transacties boekt. De prijzen verschillen van een paar tientjes tot rond de duizend euro. De meest geschikte pinautomaat verschilt per onderneming. Wanneer een betrouwbaar mobiel betaalsysteem nodig is, kunnen ondernemers beter kiezen voor een traditioneel mobiel pinapparaat, meldt Beugel op kvk.nl. Neem je een betaalautomaat van iemand over? Zorg en dan voor dat ook de verkopende partij contact opneemt met zijn bank om de mutatie door te geven.
Creditcard
Nederlanders gebruiken relatief weinig hun creditcard voor betalingen. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld Amerikanen en andere Europeanen. Voor die gasten die met creditcard willen betalen, wil je dat uiteraard wel kunnen aanbieden. Dat verhoogt de gastvrijheid en wekt vertrouwen bij (internationale) gasten. Dat is vooral van toepassing als veel internationale gasten jouw horecazaak bezoeken. Zoek in dat geval een betaalprovider die ook creditcards accepteert. Deze zijn meestal duurder dan betalingen met bankpassen van Maestro en V PAY. Je hoeft geen vaste (maandelijkse) kosten te betalen, je betaalt enkel wanneer je creditcardbetalingen ontvangt. Als je als ondernemer veel Chinese klanten hebt, kan het ook een goede keuze zijn te kiezen voor een betaalprovider die UnionPay, WeChat Pay of AliPay accepteert.
Toch meer fooi met pinnen
Horecazaken lopen veel fooi mis nu steeds vaker gasten pinnen. Dat komt omdat zij bij contante betalingen de bedragen vaak royaal naar boven afronden. Pinnende klanten doen dat veel minder vaak, zij moeten dan echt aan fooi denken. Fooien zijn belangrijk voor de medewerkers van horecabedrijven. Als de fooi grotendeels verdwijnt, kan het lastiger worden om mensen bij jouw zaak te behouden of aan te nemen. De vuistregel is vaak 5 tot 10 procent van het bedrag bij uit eten. Maar, “Als je een drankje doet op het terras is vaak naar boven afronden al genoeg”, zegt Anne-Marie van Leggelo, directeur van het Etiquette Bureau, tegen het AD. Edwin Vlek van FNV Horeca ziet dat er nu gemiddeld 2 tot 5 procent fooi wordt gegeven. Kies daarom voor een betaalautomaat met een automatische stap om fooi te geven.
Cash
De oudste betaalmethode, maar niet meer de meest gebruikte. Toch rekenen relatief veel gasten in de horeca nog af met contant geld. Daarvoor moet je als horecazaak altijd genoeg wisselgeld in de kassa hebben. Achteraf moet je het geld storten bij de bank, wat op drie manieren kan:
- Via een stortautomaat (met een bankpas)
- Via een sealbagautomaat (met een afstortovereenkomst)
- Via een waardetransport (opgehaald bij je horecabedrijf)
Met veel contant geld in de kassa, is er meer risico op diefstal. Ook is cash geld verwerken inmiddels duurder dan pinnen. Er zijn manieren om klanten te stimuleren om elektronisch te laten betalen. Er is gratis promotiemateriaal te verkrijgen van Betaalvereniging Nederland via pin.nl voor ondernemers, om te laten zien dat gasten bij je kunnen of moeten pinnen. Je mag namelijk ook contant geld weigeren. Je moet dat wel via een (raam)sticker of bordje bij de kassa aan de klant duidelijk maken welk betaalmiddel je wel of niet accepteert. Je bepaalt zelf welk wettig betaalmiddel je wel of niet aanneemt. Alleen contant geld accepteren mag dus ook. Horecaondernemers maken nog altijd 20 procent van hun omzet in contant geld. Denk daar dus goed over na.
QR-code
Bestellen met een QR-code gebeurt steeds vaker, waarbij de coronacrisis een grote rol in de groei heeft gespeeld. Ook betaalt men via de bestelsite, waarop de gasten via de QR-code op terechtkomen. De gast kan vervolgens kiezen uit verschillende betaalopties die jij hebt uitgekozen. Dat kan erg handig zijn als je een groot terras hebt met een snelle doorloop. Er is ook de optie om klanten direct te laten betalen door ze een op dat moment aangemaakte QR-code op een scherm of bon te laten scannen, met hun eigen bank-app. In de horeca is dit erg praktisch als het heel druk is en alle mobiele pinapparaten in gebruik zijn. Op die manier kan de gast toch meteen afrekenen. De gast blij, jij blij.
Dit artikel maakt onderdeel uit van de Themamaand Financiën.
Blijf je graag op de hoogte?
Eén keer per week het actuele en relevante cafénieuws in je mailbox? Schrijf je hier in voor onze digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
