De gestegen inkoopkosten spelen een aanzienlijke rol in het lagere rendement van horecaondernemingen. De redactie van De CaféKrant heeft acht waardevolle tips samengesteld om optimale afspraken met leveranciers te realiseren en zo het rendement te verhogen. Ongeacht of je een nieuwe horecazaak start of te maken hebt met prijsverhogingen voor een bestaand bedrijf.
1. Bereid je goed voor
Doe, voordat je in gesprek gaat met je leverancier, gedegen onderzoek naar de beschikbare opties en bepaal je onderhandelingspositie én die van de leverancier. Verplaats je in de andere partij en bepaal waar ruimte is om over te onderhandelen. Simpelweg om korting vragen is vaak niet de meest effectieve aanpak om tot goede afspraken te komen, zeker niet voor kleine horecabedrijven. Denk daarom met name aan het verkleinen van risico’s. Bijvoorbeeld: het aangaan van een contract met een brouwerij dat vereist dat je gedurende een langere periode exclusief bij hen inkoopt, brengt risico's met zich mee. Na het zetten van de handtekeningen is er weinig ruimte voor verdere onderhandelingen. Afspraken maken met leveranciers is een kwestie van geven en nemen.
2. Snelle betaling
Het behoort tot de mogelijkheden om afspraken te maken over de betaaltermijn. Leveranciers hebben er belang bij dat facturen snel betaald worden. Je kunt bijvoorbeeld 3 tot 5 procent korting bedingen als je de factuur binnen tien dagen betaalt. Sommige leveranciers werken met staffels; hoe eerder je betaalt, hoe meer korting je krijgt. Betalen vóór levering is ook een optie. Het tegenovergestelde, de betaaltermijn oprekken, zorgt voor tijdelijk meer liquiditeit. Bespreek de mogelijkheden en wees eerlijk als je niet op tijd kan betalen, in plaats van een factuur te laten liggen.
3. Deskundige hulp
Een startende uitbater weet vaak niet wat goede inkoopprijzen zijn. Volgens Bas Neienhuijsen, die acht horecazaken in Nijmegen beheert, is het verstandig om advies in te winnen bij iemand die hierin gespecialiseerd is of bij een ervaringsdeskundige; veel horecaondernemers zijn bereid hiermee te helpen. Zijn advies is om iemand mee te nemen die niet emotioneel verbonden is met jouw bedrijf of de onderhandelingen aan een specialist over te laten.
4. Valkuilen
Er zijn valkuilen verbonden aan een contract met een brouwerij. Ondernemers die een pand huren van een brouwerij ontvangen geen extra korting, omdat ze een overeenkomst hebben ondertekend waarin staat dat ze verplicht zijn om bier bij de brouwer af te nemen. Daarom is het belangrijk om goed te onderhandelen voordat je een overeenkomst ondertekent. Een ondernemer van wie de brouwerij verwacht dat hij of zij goed zal presteren, kan hoger inzetten. Brouwerijen streven altijd naar de beste kandidaat.
5. Meerjarencontract
Voor leveranciers is zekerheid belangrijk, met name de zekerheid dat afnemers gedurende een langere periode blijven bestellen. Tijdens onderhandelingen kan je dat benutten door bijvoorbeeld te streven naar een meerjarig contract. Op die manier geef je aan dat je langdurig klant wilt blijven. Als tegenprestatie kun je een aantrekkelijke korting onderhandelen. Leg afspraken altijd contractueel en voor een bepaalde periode vast.
Het aangaan van een meerjarig contract brengt wel risico's met zich mee. Je loopt het gevaar dat veranderende marktomstandigheden, economische veranderingen en inflatie de haalbaarheid van het contract beïnvloeden. Daarnaast kan de vraag naar specifieke producten of de kwaliteit van de geleverde goederen afnemen. Bovendien belemmert het de mogelijkheid om afspraken te maken met nieuwe of goedkopere leveranciers of om in te spelen op technologische ontwikkelingen.
Overweeg deze aspecten zorgvuldig voordat je een contract afsluit. Kies voor een contract waarbij je alleen betaalt voor wat je afneemt. Bovendien is het raadzaam om (hectoliter)kortingen altijd in percentages te bedingen, zodat de korting meegroeit met prijsstijgingen.
6. Bezoek je leverancier
Bouw een goede relatie op met je leverancier door deze regelmatig te bezoeken. Met een goed gesprek ‘face to face’ bereik je vaak meer dan met een e-mail of telefoongesprek. Gebruik die ontmoetingen om uit te leggen wat er speelt binnen je bedrijf en wat je van de leverancier verwacht, zoals prijzen en leveringsvoorwaarden. Ga hierbij niet alleen voor de beste prijs; op de lange termijn vergemakkelijkt het ook het verkrijgen van snelle hulp van de leverancier, bijvoorbeeld wanneer je snel een bestelling moet ontvangen. Houd het wel zakelijk.
7. Accepteer niet elke prijsverhoging
Accepteer niet zonder meer elke prijsstijging. Als de verhoging hoger is dan de inflatiecorrectie, mag je van de leverancier verwachten dat daar iets tegenover staat. Bij gelijke leveringscondities en hoeveelheden betaal je in principe alleen de inflatiecorrectie. Vraagt een leverancier meer dan volgt een onderhandelingstraject. Overweeg bij prijsverhogingen een langere betalingstermijn, verbeterde kwaliteit of kortingen. Beoordeel of de stijgingen voldoende zijn onderbouwd. Prijsstijgingen door hogere productiekosten zijn logisch, maar dalen de inkoopprijzen ook als de grondstofkosten dalen?
8. Ga het gesprek aan
Stel altijd je maximale doel duidelijk vast in de onderhandelingen. Als je je minimale doel al communiceert, wordt het moeilijker om later nog concessies te doen. Je kunt echter wel je doel naar beneden bijstellen. Schik niet in om aardig gevonden te worden, maar geef alleen toe wanneer de andere partij een valide punt maakt en erken dit. Als je beschikt over een krachtig argument, focus daarop en vermijd een lijst met zwakke en sterke punten. Als je een lijst van sterke en minder sterke argumenten presenteert, loop je het risico dat de andere partij het sterke argument negeert en zich richt op de zwakkere punten.
Luisteren en de juiste vragen stellen zijn cruciaal om de bovenhand te krijgen. Vraag om verduidelijking en stel vragen als ‘wat bedoel je precies?’ en ‘kan je dat concreet maken?’ of ‘wat stel je voor als oplossing?’. Vergelijk de prijzen met die van andere leveranciers om tot de juiste prijs te komen.
Blijf op de hoogte!
Eén keer per week het actuele en relevante cafénieuws in je mailbox? Schrijf je hier in voor onze digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
