Omdat er ingewikkelde wet- en regelgeving is voor het uitbetalen van horecapersoneel, zoals de cao, belastingen en sociale premies, is het belangrijk dit op de juiste manier te doen. Een accountant, boekhouder of HR-professional kan hierover adviseren. Dit zijn de opties voor de horeca.
In loondienst
Wanneer iemand in loondienst werkt, wordt zijn of haar salaris meestal maandelijks uitbetaald. Het proces van het uitbetalen van salaris in loondienst kent de volgende stappen:
- Het berekenen van het salaris: het salaris wordt berekend op basis van verschillende factoren, zoals de overeengekomen loonvoorwaarden, de prestaties en de uren die de werknemer heeft gewerkt. Het kan ook inclusief extra voordelen zijn, zoals een reiskostenvergoeding of een pensioenregeling.
- Het opstellen van de loonstrook: nadat het salaris is berekend, wordt er een loonstrook opgesteld die de werknemer ontvangt. Dit document bevat informatie over het bruto- en nettosalaris, eventuele inhoudingen en aftrekposten, en de belastingen en premies die zijn afgedragen.
- Het overmaken van het salaris: nadat de loonstrook is opgesteld, wordt het salaris overgemaakt naar de bankrekening van de werknemer. Dit kan handmatig worden gedaan door de werkgever, of automatisch via een salarisadministratiesysteem.
- Het afdragen van belastingen en premies: de werkgever is verantwoordelijk voor het afdragen van belastingen en sociale premies die verschuldigd zijn op het salaris van de werknemer. Dit gebeurt meestal via een automatisch systeem dat door de belastingdienst wordt beheerd.
- Het bijhouden van de salarisadministratie: de werkgever moet een volledige salarisadministratie bijhouden, inclusief loonstroken, belastingaangiften en andere gerelateerde documenten. Dit is belangrijk voor de financiële administratie en eventuele audits of belastingcontroles.
Het proces van het uitbetalen van salaris in loondienst kan gecompliceerd zijn. Daarom maken veel horecaondernemers gebruik van een boekhouder.
Via een payrollbedrijf
Een payrollbedrijf is een externe onderneming die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor de verwerking van de salarissen en belastingen van medewerkers namens de werkgever. Het payrollbedrijf dient als tussenpersoon tussen de werkgever en de medewerkers.
Hier is een overzicht van hoe een payrollbedrijf werkt:
- Medewerkers worden aangenomen door de werkgever: het payrollbedrijf heeft geen directe betrokkenheid bij het werven van medewerkers.
- De werkgever meldt de medewerkers aan bij het payrollbedrijf: de werkgever verstrekt de benodigde informatie over de medewerkers aan het payrollbedrijf, zoals persoonlijke gegevens, belastinginformatie en looninformatie.
- Het payrollbedrijf verwerkt de salarissen en belastingen van de medewerkers op basis van de informatie die door de werkgever is verstrekt. Het bedrijf berekent het nettosalaris van de medewerker en betaalt dit uit.
- Het payrollbedrijf levert rapportages aan de werkgever, inclusief loonstroken, belastingrapportages en betalingsgegevens.
- Het payrollbedrijf verzorgt administratieve taken, zoals het afdragen van sociale premies.
- Hoewel het payrollbedrijf de salarisadministratie en belastingzaken van medewerkers verwerkt, blijft de werkgever verantwoordelijk voor de medewerkers. De werkgever is verantwoordelijk voor de arbeidsvoorwaarden, het toezicht op de werkzaamheden en het nakomen van de arbeidsovereenkomst.
Een payrollbedrijf biedt voor- en nadelen voor werkgevers. Het bedrijf kan helpen bij het verminderen van administratieve lasten en risico's met betrekking tot belastingen en arbeidsrechtelijke zaken. Ook zorgt de organisatie voor een correcte en tijdige uitbetaling van het salaris en andere arbeidsvoorwaarden, wat voor medewerkers prettig is. Voor een bedrijf in de opstartfase is het een veilige maar dure optie.
Freelance
In de horeca wordt tegenwoordig veel met freelancers gewerkt. Daar bestaan ook specifieke platforms voor. Deze worden veelal gebruikt op bepaalde dagen wanneer er te weinig personeel voorhanden is. Wanneer je een freelancer inhuurt, werkt het uitbetalen meestal als volgt:
- Het bedrijf en de freelancer maken afspraken over het tarief per uur, de betalingstermijn en andere zaken.
- De freelancer stuurt een factuur naar het bedrijf voor de geleverde diensten. Deze factuur bevat onder andere het afgesproken tarief en het aantal gewerkte uren.
- Het bedrijf betaalt de factuur binnen de afgesproken betalingstermijn.
- De freelancer ontvangt het betaalde bedrag op zijn of haar bankrekening. Hij of zij moet zelf belasting betalen en eventueel zorgen voor verzekeringen en pensioen.
Het voordeel van het werken met freelancers is dat het bedrijf flexibel kan zijn en alleen betaalt voor de geleverde diensten. Bovendien heeft het bedrijf minder administratieve lasten en minder verantwoordelijkheid dan bij het in dienst nemen van vast personeel. Wel is het voor horecaondernemers vaak een dure manier om personeel uit te betalen.
Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met de freelancer over het tarief, de betalingstermijn, de rechten en plichten en andere zaken. Het is verstandig om te werken met een contract of overeenkomst waarin alle afspraken worden vastgelegd, om misverstanden en problemen te voorkomen.
Via een uitzendbureau
Wanneer je personeel via een uitzendbureau inhuurt, werkt het uitbetalen meestal als volgt:
- Het uitzendbureau betaalt het personeel uit op basis van het afgesproken tarief per uur. Dit tarief is meestal lager dan het bedrag dat de werkgever aan het uitzendbureau betaalt, omdat het uitzendbureau ook kosten maakt voor administratie, werving en selectie en andere zaken.
- Het uitzendbureau factureert het bedrijf voor de gewerkte uren van het uitzendpersoneel: het tarief inclusief de afgesproken extra kosten.
- Het bedrijf betaalt de factuur aan het uitzendbureau, meestal binnen een bepaalde betalingstermijn.
Het voordeel van werken met een uitzendbureau is dat het bedrijf minder administratieve lasten heeft en minder verantwoordelijkheid draagt voor het personeel. Het uitzendbureau is verantwoordelijk voor het afdragen van belastingen en sociale premies en voor het regelen van verzekeringen en andere zaken. Bovendien kan het uitzendbureau snel en flexibel personeel leveren, bijvoorbeeld bij piekdrukte of als er tijdelijk vervanging nodig is.
Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met het uitzendbureau over het tarief, de betalingstermijn, de rechten en plichten van het personeel en andere zaken. Het is ook verstandig om te controleren of het uitzendbureau voldoet aan alle wettelijke eisen. Personeel inhuren via een uitzendbureau is kostbaar.
Dit artikel maakt onderdeel uit van de Themamaand Betalen.
Blijf je graag op de hoogte?
Eén keer per week het actuele en relevante cafénieuws in je mailbox? Schrijf je hier in voor onze digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
