Kopieert u alle bladzijden van het identiteitsbewijs van uw werknemers? Of alleen de eerste? De afgelopen tijd zijn werkgevers regelmatig geconfronteerd met controles op echtheid en volledigheid van identiteitsbewijzen.
Het niet kopiëren van alle pagina\'s van de identiteitsbewijzen vormt een formeel gebrek, waardoor u als werkgever het risico loopt op een naheffingaanslag op basis van het anoniementarief en boetes. Alhoewel dit niet letterlijk uit de wettekst blijkt, is de Belastingdienst van mening dat alle paginaÂs van de identiteitsbewijzen gekopieerd dienen te worden (met uitzondering van lege pagina\'s).
De ervaring leert dat inspecteurs bij het ontbreken van documenten steeds sneller een naheffingsaanslag opleggen. Het is dus van groot financieel belang dat uw administratie op orde is, dit voorkomt een hoop narigheid. Een dergelijke controle kunt u beter eerst zelf (laten) uitvoeren voordat de Belastingdienst dit gaat doen. Zeker bij veel wisselend personeel zou er wel eens iets mis kunnen gaan.
Daarnaast dient u de echtheid van een identiteitsbewijs te beoordelen. Indien u had kunnen zien dat er sprake is van een vals identiteitsbewijs, dan kan dit ook aanleiding zijn voor het opleggen van een naheffingsaanslag. De Belastingdienst heeft een checklist opgesteld om de echtheid te beoordelen. Geef goede interne instructies aan medewerkers die belast zijn met de uitvoering van deze taak.
Kortom: ga na of alles compleet is en of voldaan wordt aan de eisen. Voorkomen is beter dan genezen.
Gerard Huijgen RA, Deloitte MKB Accountancy & Advies B.V., ghuijgen@deloitte.nl
Alle paspoortpaginaÂs kopiëren
1 januari 2009
